Технический документооборот на платформе OpenText

1.

Базовый функционал

• Настройка правил управления документацией для одного и более проектов без привлечения разработчиков
• Настройка основных типов документов (FEED, проектная, рабочая документация)
• Массовая загрузка документации из реестров Excel (включая набор автоматических проверок документации на предмет ошибок); допускается ручное создание документов
• Трансмитталы (входящие, внутренние на рассмотрение, исходящие)
• Процесс рассмотрения документации (включая настройку и использование матриц дистрибуции, комментирование, внесение пометок в документ в режиме «красного карандаша»)
• Автоматическое формирование листа комментариев к документу (CRS – Comments Review Sheet) для отправки подрядчику
• Автоматическое наложение Штампа «В производство работ» по завершению процесса рассмотрения документации (без замечаний)
• Отправка проштампованной документации Подрядчику по строительству
• Преднастроенные справочники с учетом отраслевой специфики
• Поиск по документам и трансмитталам (вкл. полнотекстовый поиск)
• Быстрая настройка Классификаторов в качестве альтернативного способа отображения документации
• Отчеты
• Настройка доступа в Систему внешними пользователями (Подрядчикам)

Базовый +

• Расширенная модель разграничения прав доступа к документации (включая настройку правил автоматического вычисления прав доступа к документу на основании значения атрибутов)
• Хранение дополнительных типов документации (Pre-FEED, ВД, TQ, ИД и проч.)
• Формирование архива ИРД
• Расширенный процесс рассмотрения документации (опции: один из группы, все из группы)
• Автоматическая загрузка ответов Подрядчика на комментарии (ACRS)/ комментариев Заказчика
• Автоматическое создание входящих трансмитталов (для проектов/подрядчиков, не подключенных к автоматическому механизму обмена документацией)
• Функционал замещения (сотрудник уходит в отпуск или на больничный)
• Функционал доп. согласования (подключение коллег к обработке задачи на согласование)
• Экспорт документации за пределы системы с возможностью настройки правил и форматов/шаблонов выгрузки
• Автоматический контроль размера файла документа/e-mail при отправке; Интеграция с внешним файлобменником для передачи документации внешним получателям
• Штамп «Передано в архив», Штамп «Аннулировано»
• Поддержка штамповки многостраничных документов с разным размером и ориентацией страниц
• Расширенный состав отчетов

3.

Управление официальной перепиской (Модуль Correspondence)

• Управление входящей и исходящей корреспонденцией
• Интеграция с электронной почтой
• Автоматизация процесса обработки входящих писем для подготовки ответа (с применением Матрицы распределения)
• Создание Исходящего письма на основании Входящего
• Связывание Входящих и Исходящих писем
• Хранение приложений к письму
• Связывание официальных писем с технической документацией

4.

Автоматический обмен документацией с Подрядчиками, имеющими свою систему документооборота

• Интеграция с системой Подрядчика посредством сервиса передачи сообщений с функцией гарантированной доставки (Apache ActiveMQ Artemis)
• Получение комплекта документов на рассмотрение и автоматическая инициация процесса (уведомление группе технического документооборота о получении комплекта документов на рассмотрение)
• Обработка полученного комплекта и рассмотрение (Базовый функционал СТДО)
• Автоматическая передача результатов рассмотрения Подрядчику через сервис передачи сообщений
• Подтверждения об успешном получении от Подрядчика
• Любое количество циклов рассмотрения с фиксацией истории и автоматической передачей информации между системой Заказчика и системой Подрядчика

5.

MDR и прогресс

• Массовое создание Placeholder-ов в системе на основании MDR
• Управление плановыми и фактическими датами выпуска ревизий каждого типа (IFD, IFR, IFC …)
• Расширенный состав автоматических проверок при загрузке MDR или обновлений к нему (контроль изменений плановых и фактических дат, последовательности кодов ревизий, причин выпуска и проч.)
• Настройка правил расчета прогресса (в зависимости от типа документа)
• Расчет агрегированного прогресса (по дисциплинам, стадиям проекта)
• Отчеты (формирование MDR из системы)

Управление междисциплинарным взаимодействием (МДЗ)

• Управление линейными графиками (план междисциплинарных задач): хранение, автонумерация, классификация, поиск, шаблоны и проч.
• Загрузка линейного графика из Excel или из внешней системы
• Автоматизация процесса согласования Линейного графика (ЛГ)
• Управление междисциплинарными заданиями: хранение, автонумерация, классификация, поиск, шаблоны и проч.
• Автоматизация процесса согласования и исполнения МДЗ
• Автоматизация процесса работы с МДЗ на совмещение (совокупность нескольких МДЗ, которые отправляются по процессу согласования друг за другом)
• Классификаторы для ЛГ и МДЗ
• Отчёты
• Справочники

7.       

Управление исходными данными

• Формирование/ведение Исчерпывающего перечня исходных данных
• Создание/согласование/утверждение Проектного перечня исходных данных
• Автоматизация процесса получения исходных данных
• Справочники, классификаторы, отчеты
• Возможна интеграция с Primavera (см. ниже)

8.

Контроль качества проектной продукции

• Управление Библиотекой чек-листов (наборов типовых проверок)
• Автоматизированная процедура формирования Проектного чек-листа на основании заданных параметров (дисциплина, тип проверок и проч.)
• Автоматизация процесса выполнения проверок с возможностью выдачи замечаний, классификации замечаний
• Формирование печатной формы с результатами проверок
• Отчет по ошибкам контроля качества
• Автоматизация процесса устранения замечаний
• Режим «быстрой проверки» без присоединения чек-листа и проверки каждой позиции

9.

Управление проектами на различных этапах жизненного цикла

• Управление жизненным циклом Проектов различных типов (инвестиционные, инновации, кап.ремонт и проч.). Создание поэтапное ведение и завершение проекта
• Формирование и ведение мастер-архива документации проектов
• Управление документацией на всех стадиях проекта, начиная от предпроектной проработки до ввода в эксплуатацию и обслуживания
• Поддержка расширенной ролевой модели для разных стадий проекта
• Перемещение документации в мастер-архив после завершения проекта
• Формирование рабочих копий документов
• Настройка правил перехода проекта между стадиями
• Автоматические проверки, автоматическое создание папок и прочих артефактов при переходе на новый этап
• Отчеты

10.

Управление Технологическими интерфейсами

• Импорт интерфейсов из Excel или внешней системы
• Создание/редактирование интерфейсов вручную в системе
• Межпроектный процесс согласования (от создания нового интерфейса и/или внесения изменений в существующий до закрытия интерфейса)
• Переход интерфейсов по статусам (настройка ЖЦ)
• Связи между интерфейсами и документами
• Автоматизация процедуры обновления технической документации на основании изменения Интерфейса (включая связь Интерфейсов с MDR) – автоматические уведомления или старт процессов для инициации процедуры внесения изменений в документы
• Синхронизация статусов Интерфейса с ревизиями документов
• Управление Запросами на создание интерфейсов
• Отчет по Интерфейсам
• Экспорт интерфейсов в Excel

11.  

Электронная подпись (КриптоПро)

• Подпись документов различными типами подписи, в т.ч. усиленной квалифицированной (УКЭП)
• Подписание атрибутивной информации и контента
• Подписание комплекта документов
• Валидация существующих подписей
• Интеграция с КриптоПро и другими СКЗИ по запросу Заказчика
• Интеграция с Удостоверяющим Центром
• Защищенное хранение подписанных документов
• Визуализация наличия подписи в интерфейсе системы, включая штамп «Подписано ЭП» на теле документа
• Поддержка штамповки многостраничных документов с разным размером и ориентацией страниц

12.

Технические запросы и запросы на изменение (TQ & CR)

• Настройка шаблонов форм TQ/SQ (Technical/service request)
• Автоматизация процесса согласования TQ
• Связи TQ с рабочей документацией
• Справочники и классификации
• Отчёты

13.

Взаимодействие инжиниринга с МТО (закупками)

• Управление заказной документацией (опросные листы, тех.требования, спецификации, пакеты RFP)
• Управление вендорской документацией (инструкции, чертежи, схемы, ведомости и проч.) – Базовый функционал
• Автоматизация процесса управление заказной документацией
• Автоматизация процесса рассмотрения и оценки коммерческих предложений
• Автоматизация процесса рассмотрения и согласования документации поставщиков
• Справочники и классификаторы
• Отчёты

Массовое обновление документации (Перевыпуск комплектов)

• Массовое обновление атрибутов документации (по заданным правилам)
• Автоматическое формирование предварительного отчета об изменениях, которые будут внесены, с указанием состава изменяемых документов
• Автоматическое формирование итогового Отчета о произведенных изменениях
• Откат изменений
• Логирование изменений

15.

Управление ключевой документацией

• Автоматическое и/или ручное определение ключевых документов (например, Ген.план)
• Автоматическая отправка уведомления целевым пользователям системы в случае изменения, выпуска новой редакции, удаления документа

Согласование с Главгосэкспертизой

• Управление процессом подготовки документации к передаче в Главгосэспертизу
• Автоматическое формирование Единого файла книги ПД
• Формирование пакета документов для передачи
• Подписание документов Электронной подписью (интеграция с Модулем ЭЦП ниже)
• Выгрузка документов за пределы системы
• Отслеживание регламентных сроков проведения экспертизы
• Процесс управления результатами проверки (импорт замечаний в систему с последующей обработкой)
• Справочники и классификации
• Отчёты

17.

Задания на перевод документации

• Формирование заявок на перевод технической документации
• Автоматизация процесса взаимодействия с отделом переводов
• Отчетность

18.  

Интеграция с Primavera

• Связь проектов в СТДО и Primavera
• Перенос данных из Primavera в СТДО (автоматическое формирование WBS)
• Перенос данных из СТДО в Primavera (прогресс по работам, фактические даты)
• Настройка интеграционного взаимодействия
• Справочники

19.

Asset Operations и Интеграция с & SAP

• Информационный менеджмент
• Менеджмент изменений
• Нормоконтроль
• Быстрый поиск документов (по тэговым номерам)
• Интеграция (ERP, ГИС и т.д)
• Интеграция с SAP Topo
• Архивация контента SAP
• SAP – Capital Project ссылки на объекты/связи

20.  

Кастомизация СТДО по запросу

• Любой дополнительный функционал по запросу Заказчика

21.

Интеграция СТДО с любой сторонней системой по запросу

• Интеграция с любой сторонней системой по запросу Заказчика
• Поддержка различных механизмов интеграции